Categorie: E-BOOKS

Zes vragen bij het Opstarten van Robotisering

“Pieter, we gaan robotisering onderzoeken. Kan jij dit erbij nemen?”.

Dat was zo ongeveer de vraag die ik in september 2016 kreeg als projectleider binnen Finance. Ik was al met leuke verbeteringen bezig zoals het harmoniseren van balansdossiers en het versnellen van de maandafsluiting…maar deze trok direct mijn aandacht.

Ik was er namelijk net àchter gekomen dat mijn energie gaat stromen als Finance – Verbeteren en Innovatie bij elkaar komen. En robotisering klonk als een gouden match.

Maar ik kende robotisering niet zo goed. De film “I Robot” met Will Smith en robot Sonny vlogen direct door mijn hoofd.

“Leuk, wat is dat dan en hoe gaan we dit doen?”, vroeg ik.

Het antwoord van mijn CFO was: “weet ik nog niet goed, maar ik wil klein beginnen en al doende leren of robotisering voor ons een logische volgende verbeterstap is.”

Bron: Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

Ook vandaag nog merk ik in gesprekken met CFO’s, Finance en Change managers dat onze vragen van toen nog steeds relevant en actueel zijn. Daarom ga ik je in deze blog overzicht bieden in onze voornaamste vragen bij het opstarten:

  • Robotisering, wat is het?
  • Wat levert het op?
  • Wat heb ik nodig?
  • Wie moet ik erbij betrekken?
  • Wat kost RPA?
  • Waar begin ik?

Robotisering, wat is het?

Hiervoor verwijs ik je naar blog # 2 Robotisering, hoe serieus is het nou ècht? Alvast een inkijk: er gaan wereldwijd miljarden om in de RPA-markt. Ruim 65% van tweehonderd toonaangevende bedrijven in de wereld zet RPA al in. 80% is dat van plan te doen binnen drie jaar. Mijn voorspelling: RPA in werkomgevingen wordt net zo normaal als internet vandaag. Wen er dus maar aan.

Wat levert het op?

Qua zichtbare output zie ik drie benefits ontstaan die op elkaar in werken:

  • Hogere kwaliteit van output: meer foutloos, sneller en vaker dan nu.
  • Hogere arbeidsproductiviteit: er wordt menselijke capaciteit vrijgespeeld die voor andere meer waarde toevoegende activiteiten benut kan worden. Meer doen met dezelfde hoeveelheid mensen. Afhankelijk van de omstandigheden kan de overcapaciteit ook verkleind worden: minder inhuur, opvangen van natuurlijk verloop.
  • Hogere medewerkerstevredenheid: saai werk wordt vervangen door interessanter werk. Is niet altijd makkelijk voor medewerkers. Nog een reden om jezelf te blijven ontwikkelen als Financial.

Het is niet eenvoudig om dit allemaal te kwantificeren maar de benefits zijn niet te ontkennen.

Bron: afbeelding van Dirk Wouters via Pixabay

Wat kost RPA?

Zo gek als je het zelf wilt maken. Je maakt kosten voor de software, de eigen interne tijd die je erin steekt en de eventuele hulp van buitenaf. Omvang geheel afhankelijk van je ambitieniveau: hoe snel wil je leren en groeien met RPA? En in hoeverre wil je alles zelf doen? Alles kan, de markt heeft overal een oplossing voor.

  • Software evt. met bouwexpertise: er is een veelheid aan leveranciers die RPA-software aanbieden èn met verschillende business modellen. Je kan zelf software (bv. van de top 3 UiPath, Automation Anywhere, BluePrism) aanschaffen. Dan zelf robots bouwen of vervolgens alleen de bouw uitbesteden aan gespecialiseerde consultants. Aan de andere kant zijn er ook partijen (bv. Redwood, BluePond) die met eigen software de bouw voor je rekening nemen en je een service fee laten betalen voor het gebruik ervan. Een vast bedrag per jaar of variabel afhankelijk van het afgenomen volume.
  • Implementatiehulp: met eigen mensen het project opstarten en bemensen met een projectleider, procesanalisten en robotbouwers. Al dan gedeeltelijk extern invullen met partners die hun ervaring en kennis ter beschikking stellen om jou te helpen RPA te organiseren. Ook hier vele varianten. Het traditionele uurtje-factuurtje model of de benodigde kennis eenmalig kopen via een 24/7 toegankelijk onlineprogramma eventueel in combinatie met Q&A-sessies om je vragen aan specialisten te kunnen stellen.

In mijn eerste RPA-project moest ik met minimale middelen starten. Ik koos voor het model software aanschaffen en zelf bouwen. Met een (gratis) proeflicentie en wat ondersteuning kon ik voor ca € 10k een eerste RPA-ervaring organiseren. Toen het eenmaal wat serieuzer werd groeiden de licentiekosten gestaag maar dat is niet de èchte externe uitgavenpost. Die zit in de kennis- en ervaring van een implementatiepartner en extern ingehuurde robotbouwers. En dan zijn er natuurlijk nog de interne medewerkers die tijd aan RPA besteden die anders op andere wijze ingezet zouden worden.

Wat heb ik nodig?

In meest simpele zin: een geschikt proces om te robotiseren, software en iemand die een robot kan bouwen en beheersen. Voor een eerste demo kom je hier al een heel eind mee.

De praktijk is echter weerbarstiger. Probeer maar eens nieuwe software te installeren op het bedrijfsnetwerk. En hoe kom je nou van een manuele taak naar een gerobotiseerde taak? En wie weet straks nog hoe het proces moet gaan als de robot onverhoopt toch niet doet wat we hadden verwacht? Allemaal valide vragen.

En dan is er nog de veranderinspanning die aanzienlijk is. Interne belanghebbenden zoals IT, security en riskmanagement kijken met grote interesse wat die robots gaan doen en hoe mogelijke risico’s geminimaliseerd worden. Medewerkers zien hun werk veranderen en vragen zich af wat dat voor hen betekent. HR ziet de benodigde Finance competenties veranderen: wat betekent dit voor de toekomstige vraag naar Financials en het huidige aanbod?  En dan de Finance manager die zich afvraagt of de investering zich wel terugverdient.

Wie moet ik erbij betrekken?

Bovenaan het lijstje staat absoluut IT. Je wil niet zelfstandig met nieuwe software aankomen die bedrijf kritische software onder beheer van IT gaat beïnvloeden. Dat heb ik namelijk gedaan bij mijn allereerste opstart. Twee IT-managers waren weliswaar geïnformeerd en gaven groen licht maar ik scoorde geen punten toen een applicatie er ineens uitleg waarbij beschuldigend naar RPA gekeken werd (voor het volledige verhaal, zie blog #1).

Bron: afbeelding van Werner Moser via Pixabay

Ten alle tijden wil je stabiele IT en robots die betrouwbaar en veilig werken. De samenwerking met IT is hierbij cruciaal, en graag vanaf dag 1. Samen op reis is een stuk leuker dan halverwege op een trein moeten stappen die al flink aan het rijden is. Wie is dan IT? Mijn ervaring is dat het handig is om met één IT-contactpersoon te schakelen die dan in nauw contact staat met disciplines als werkplekbeheer, domeinarchitectuur, IT-beleid en applicatiebeheerders. Vanuit IT kom je er al snel achter dat je collega’s moet gaan betrekken die verstand hebben van security en riskmanagement. Veiligheid boven alles.

Bij het opstarten kom je al snel op de vraag: welke software ga ik kopen? Handig daarom om in een vroeg stadium afdeling Inkoop / Procurement erbij te betrekken, zeker als je te maken krijgt met mogelijke verplichte aanbesteding op termijn.

Spreekt voor zich maar toch even benoemen. De sponsor van het project op managementniveau. Wie is degene die ‘bovenin’ eindverantwoordelijkheid wil dragen voor het project. Mijn favoriet: de CFO.

Tot slot natuurlijk de projectgroep zelf. Ik heb de volgende rollen geïntegreerd zien worden in één of meerdere mensen: projectleider, procesanalist, robot bouwer, scrummaster. Omvang afhankelijk van de voortgang en groei van het project. Mensen intern geworven op basis van LEAN-ervaring, affiniteit met IT en drive om te innoveren. Prima om mee te starten.

Bron: afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

Waar begin ik?

De basisvraag is hoe snel je wilt leren en groeien met RPA en in hoeverre je zelf de inspanning wil doen in eigen beheer of juist niet. Mijn eigen ervaring is dat niet zo’n eenvoudige vraag is om te beantwoorden en dat het fijn is om hierover vrijblijvend te sparren.

Mijn missie is om Finance klaar te maken voor morgen. Robotisering of RPA is zo’n ontwikkeling die onmiskenbaar positieve impact gaat maken op Finance. Voor velen vandaag al maar voor een groter deel morgen pas. Ik heb het meegemaakt en ervaren en vind het tof om anderen te helpen op te starten met RPA en Continu Verbeteren na te jagen op de Finance werkvloer. Daarom Brainwaver.

Heb je vragen naar aanleiding van deze blog? Wil je eens met me sparren over de opstart van RPA in jouw organisatie? Ben jij klaar voor die volgende stap? Plan een gratis strategiesessie met me in.

Category: E-BOOKS
Gerelateerde berichten:

Niets gevonden.

Vorig bericht
Waarom werkt LEAN zo goed bij robotisering?
Menu