Categorie: LEAN, RPA

Robotisering, hoe serieus is het nou ècht?

Onlangs was ik samen met honderden CFO’s, Finance managers en professionals op een Finance congres. Het thema van de dag was Cut the Crap. Ik had leuke gesprekken met vakgenoten die allemaal bezig waren om hun Finance organisatie naar een hoger niveau te tillen. Zo zijn we namelijk. En niet alleen vandaag maar ook doordenken over morgen. Bijvoorbeeld over Robotisering. Het viel echt op hoeveel Finance collega’s hiermee mentaal bezig waren. Snap ik. En ik genoot ervan.

“Pieter, jij schrijft en spreekt toch regelmatig over robotisering?”. Klopt.

“Ff serieus….hoe serieus is robotisering nou ècht?”.

Eerst had ik het nog niet zo door. Ik ben fan van robotisering en gaf netjes mijn beeld.

Maar de vragen bleven komen:

“Hoe anders is het dan wat we al hebben? Zou het iets voor ons zijn? Hoe begin ik? Welke software hebben we nodig?.”

Toen viel het kwartje bij me.

Dit waren dezelfde vragen die ik had enkele jaren geleden toen ik projectleider werd van Robotisering.

Daarom deze blog.

Om de Crap te Cutten rondom Robotisering.

Om je overzicht te bieden. Om je richting te geven.

Bron: afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

Wat is Robotisering?

Volgens Wikipedia is robotisering het laten uitvoeren van menselijke taken door robots. Tjah…dat had je ook nog kunnen bedenken. En toch raakt dit wel een belangrijke kern: het overnemen van handmatig menselijk werk door techniek. De eerste ‘zichtbare’ vormen van robotisering kwamen uit de automobielindustrie waar laswerkzaamheden vrijwel volledig uitbesteed zijn aan robots.

Inmiddels slaat robotisering ook toe op kantoor. In d vorm dus die aandacht trekt binnen Finance. Dan praten we over RPA ofwel Robotic Process Automation. Dit is software die andere software bedient. Op basis van heldere als-dan regels. Op het niveau van de gebruiker die achter de computer zit. In de meest simpele zin is RPA een soort Excel macro met geautomatiseerde stappen over in theorie àlle applicaties heen die een gebruiker op zijn computer heeft staan. Handig voor Finance. Wij werken nog steeds graag met Excel en macro’s maar inmiddels met veel meer middelen.

Hoe volwassen is het?

Uit het onderzoek ‘AI transforming the enterprise’ (bron: okt 2019 – KPMG) onder tweehonderd toonaangevende bedrijven in de wereld blijkt dat 25% inmiddels op grote schaal Robotic Process Automation (RPA) inzet. Ruim de helft, 65%, geeft aan dat deze technologie selectief binnen de onderneming wordt gebruikt. Ruim 80% verwacht RPA binnen drie jaar op grotere schaal te gaan inzetten. Volgens onderzoeksbureau Grand View Research groeit de internationale markt voor RPA na 2018, jaarlijks met 61%. Tijdens het World Economic Forum werd RPA zelfs al de 4e industriële revolutie genoemd. RPA is een blijvertje. Geheel terecht dat het jouw aandacht heeft gekregen.

Bron: afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay

Wat kan een robot?

Hele basale handelingen als inloggen in een systeem, data lezen, als-dan regels op de data toepassen, kopiëren / plakken en uitkomsten rapporteren, bijvoorbeeld door per mail of door analyse X op plek Y neer te zetten.

Hoe anders is het dan onze bestaande IT-middelen?

RPA is één van de vele IT-tools om processen te automatiseren. Voor mij als Financial is het voornaamste verschil de andere benadering die zich uit in:

  • Het enthousiasme en eigenaarschap bij de business om ermee aan de slag te gaan. Het triggert enorme gedrevenheid om een kl*te-proces te verbeteren. Desnoods zonder IT. (PS: dit moet je echt niet doen, altijd IT aanhaken).
  • Het eindelijk zelf kunnen automatiseren van kleine (deel-)processen die de business wel graag verbetert maar niet de prioriteitenlijst haalt van IT;
  • Het verbeteren van processen zonder robots. Geen geintje. Na analyse van een proces blijkt regelmatig dat automatisering en/of robots helemaal niet de beste oplossing zijn. Het resultaat is hetzelfde: wel een verbeterd proces en tevreden medewerkers. Maar dan gerealiseerd met een beter alternatieve oplossing.
  • Bestaande IT efficiënter maken: wat er al is wordt beter benut.
  • Snel en zichtbaar resultaat is mogelijk: omdat je kan starten met kleine (deel-)processen en snel ervaring opdoet zijn implementaties van robots eerder een kwestie van 2 tot 4 maanden dan 6 maanden of langer.
  • Het kunnen maken van een script zonder te hoeven programmeren aan de achterkant van systemen.

Wat kan ik ermee?

Standaard en repeterende data mutaties 15x zo snel, foutloos en vaker uitvoeren binnen en tussen verschillende applicaties. En dat 24/7, 365 dagen per jaar als je zou willen. Het is de welkome virtuele assistent voor medewerkers die verlost worden van saai en foutgevoelig werk. Voor managers is het een middel om de kwaliteit en efficiëntie van relevante Finance processen te verhogen. Voor IT een middel om de afstand naar de business te verkleinen al hebben ze dat vaak zelf niet zo in de gaten.

Qua aard van de typische robottaken moet je denken aan: kopiëren / plakken,

Hoe helpt Robotisering mijn Finance organisatie?

Binnen Finance zitten we op een enorme bak met data. We zien in financiële zin alles voorbij komen. Robotisering helpt om financiële gegevens sneller en foutloos te verwerken en te bewerken tot waardevolle inzichten zoals bijvoorbeeld:

  • Vaste rapportages downloaden en direct laten e-mailen aan de relevante doelgroep;
  • Concept balansspecificaties laten opmaken zodat de medewerker alleen tijd aan analyse hoeft te besteden;
  • Specificaties van facturen kostentechnisch intern verdelen;
  • Automatische verwerking van aanvragen van projectnummers op basis van een standaardformulier;

Daarnaast helpt RPA ons meer aantoonbaar in control te zijn door geautomatiseerde controles uit te voeren die we nu te weinig of niet doen. Wij blij en accountant blij en wij blij. Te denken valt bijvoorbeeld aan:

  • Controle op correct gebruik van BTW codes
  • Controle op dubbel geboekte facturen
  • Controle op saldi op grootboekrekeningen waar je 0 verwacht maar er toch iets op geboekt wordt

Alleen voor Finance?

Nee. De belangrijkste criteria zijn standaard, repetitieve processen op de computer. Het functionele domein doet er niet toe. Vaak start de RPA interesse wel binnen Finance en verspreidt het zich als een olievlek naar Procurement, HR, IT en de primaire processen.

Heb je vragen naar aanleiding van deze blog? Wil je eens met me sparren over de opstart van RPA in jouw organisatie? Ben jij klaar voor die volgende stap? Klik op onderstaande button en plan een gratis strategiesessie met me in.

Meer weten?

Zie ook blog # 3 – 6 Kernvragen bij het Opstarten van Robotisering

Category: LEAN, RPA
Gerelateerde berichten:
Volgend bericht
Waarom werkt LEAN zo goed bij robotisering?
Menu