Categorie: LEAN, RPA

Waarom werkt LEAN zo goed bij robotisering?

Toen ik Robotic Process Automation (RPA Robotics) zag werd ik direct fan van robots. Ik werd projectleider, verzamelde snel een aantal mede enthousiastelingen, en GO! We downloadden (gratis) software, selecteerden een proces en hup…bouwen.  Twee collega’s waren welke ochtend een uur bezig 15 standaard rapporten te downloaden en te versturen.  Nu niet meer. Vol trots zagen we in de eerste robot geboren worden…maar hij stierf ook direct.

Na vijf keer succesvol testen kon de robot ineens niet meer inloggen. Net als alle andere menselijke gebruikers. Woeps. Slik. IT en business not amused. Projectteam voelde zich klein worden. Sorry.

Bron: afbeelding van rickey123 via Pixabay

Het probleem werd opgelost maar interessanter was de vraag van IT:

“Waarom bouwen jullie een robot als je ook gebruik kunt maken van bestaande functionaliteit?”

Hoezo, welke bestaande functionaliteit? Waar heb je het over? Toen bleek in het bronsysteem de optie te zitten dat het draaien van rapporten vooraf ingepland kon worden. Gebruikers en wij als projectteam wisten van niks!

Er kwam dus geen robot, wel de alternatieve oplossing. Gebruikers hoefden voortaan niet meer ’s ochtend om 7u (ook tussen Kerst en Nieuwjaar) naar hun werk te komen om die verdomde rapporten te downloaden. Iedereen blij: gebruikers, management, IT en wij als projectteam.

Geen robot, wel resultaat

Mijn ogen waren geopend. Het voorbeeld maakte mij duidelijk dat niet elk proces gerobotiseerd hoeft te worden om verbeterresultaat te krijgen. En dat er een voorbereidende analyse nodig was voor de bouwstart van een robot. Zoveel jaar verder met het robotiseren van Finance activiteiten heb ik ervaren dat de verbetermethodiek Lean met robotisering een gouden combinatie vormt.

Wat maakt LEAN en RPA een goed huwelijk?

Om dit beter te begrijpen even de twee hoofdrolspelers voorstellen:

Dit is Mr. Lean, bekend geworden vanuit het succes van autofabrikant Toyota. Zijn doel is om verspillingen te reduceren waarbij de klant centraal staat. Veel organisaties koesteren Mr. Lean omdat hij hen veel resultaat bracht en medewerkers enthousiast werden van zijn menselijke aanpak. Er zijn echter ook veel organisaties die niet zo succesvol werden. Medewerkers gingen naar Lean training om vervolgens in de waan van de dag onveranderd verder te gaan. De term Lean trekt enthousiastelingen maar stoot ook sceptici af.

Afbeelding van stokpic via Pixabay

En dan is er Mevr. Robot. Zij is bekend van automatische scripts toegepast in testautomatisering. Mevr. Robot is dodelijk effectief en efficiënt. Zij heeft maar één doel: een menselijke handeling op de computer foutloos en zo snel mogelijk van A naar B te brengen. Mevr. Robot kent veel fans want eindelijk worden medewerkers ontlast van saai, foutgevoelig repetitief werk. Dit leidt tot een betere kwaliteit van processen met hogere klantwaardering en meer efficiency tot gevolg. Toch roept ook Mevr. Robot weerstand op. Ze verandert het werk van medewerkers met impact en in hoog tempo. Dat brengt onzekerheid met zich mee. Als de medewerker dit werk niet meer hoeft te doen, wat dan nog wel?

Lean en RPA hebben een tweetal dingen gemeen:

  • Gemeenschappelijk doel: hogere klantwaarde via excellente processen;
  • Allebei fans èn sceptici.

Juist deze aspecten zorgen ervoor dat Lean en RPA perfect aanvullen.

Gemeenschappelijk doel: hogere klantwaarde met excellente processen

Excellent processen kennen geen fouten. Ze hebben korte doorlooptijden. Ze leveren de kwaliteit die de klant vraagt. Robots zijn een zeer geschikt middel om de acht typische Lean verspillingen te reduceren.

Bron: Afbeelding van 3D Animation Production Company via Pixabay

1.     Wachten

Hoe vaak wachten mensen niet op informatie, goederen of diensten? Denk binnen Finance maar eens aan registraties van kosten en opbrengsten. Dagelijks worden ze vastgelegd om ze vervolgens maandelijks te verwerken tot een signaleringsrapportage. Een robot kan ’s nachts data checks uitvoeren en opvallende afwijkingen direct ’s ochtends melden per e-mail. Of nog praktischer: de robot kan een handeling 15x zo snel doen als de medewerker en direct achter elkaar. Wachttijd weg.

2.     Overproductie

Onbewust doen mensen regelmatig meer dan door de klant gevraagd wordt. Bij een goede RPA-aanpak worden processen eerst getoetst op klantwaarde. Waarom doen we deze handeling nog? Niet zelden ontstaat het inzicht dat met de kennis van vandaag die handeling niet meer nodig is. Dat is snelle winst: gewoon stoppen met een proces.

3.     Overbewerking

Ok, hierbij is de toegevoegde waarde van het proces vastgesteld maar kom je erachter dat dat processen in meer stappen wordt uitgevoerd dan noodzakelijk. Bij het maken van een robot wil je zo snel mogelijk gaan van A naar B volgens een specificatie die afgestemd is met de ontvanger. Regelmatig ontstaat in deze afstemming het inzicht dat bepaalde processtappen niet meer nodig zijn.

4.     Niet in 1x goed

Fouten zorgen voor irritatie. Er wordt niet geleverd wat de klant vraagt en we moeten het werk nog een keer doen. Een robot werkt snel en foutloos mits goed gespecificeerd en gebouwd. Nooit meer typefouten bij bijvoorbeeld het invoeren van data.

5.     Beweging

Koffie halen voor je collega’s is en blijft belangrijk…maar vier systemen openen en data ophalen en overnemen met vele muisklikken is weinig efficiënt. RPA-software opent probleemloos meerdere systemen automatisch om vervolgens de data over te zetten. Dit scheelt veel klikken op de muis voor medewerkers.

6.     Opslag / voorraden

Voorraden kosten geld en zorgen voor een onbehaaglijk gevoel. Denk maar aan de dag dat je terugkomt op kantoor na twee weken vakantie. Hoe groot is je stapel aan te maken rapportages, uitzoekvragen, verzoeken om data correcties of te versturen of te verwerken facturen? Een robot kan 24/7 werken, is schaalbaar en kan volumepieken opvangen. Hoezo zijn er nog digitale voorraden?

7.     Transport

Hoe vaak wordt informatie onnodig vervoerd? Hoewel goed bedoeld, sturen we mails en rapporten rond waar de ontvanger vervolgens he-le-maal NIETS mee doet. Zonde van de inspanning bij de afzender èn de ontvanger. Bij een goede procesanalyse voor de robot wordt de factor transport direct geëlimineerd.

8.     Onbenutten van menselijk talent

Misschien wel de grootste verspilling van allemaal. En tegelijk de moeilijkst om te incasseren: het NIET gebruiken van menselijke kennis en ervaring. Robots zijn zeer geschikt als het gaat om standaard, repetitieve handelingen. Dat zijn typisch van die werkzaamheden die mensen na een tijdje saai beginnen te vinden. Mensen zijn na verloop van tijd productiemedewerkers geworden, zittend achter een digitale automatische band. Als de robot dit overneemt, ontstaat ruimte voor meer creativiteit en benutting van ieders talent.

Het mooie van robots is ook dat piekdrukte goed opgevangen kan worden. Robots kunnen makkelijk op- en afgeschaald worden indien de situatie daar om vraagt. Waarom zouden we nog overwerken?

Lean en RPA compenseren elkaars zwakke punten

Zowel Lean als RPA hebben ook hun zwaktes. Daar waar Lean teleurstelling oproept door de best omvangrijke veranderinspanning en daardoor lager dan verwachte resultaten, kampt RPA met de onzekerheid die medewerkers hebben als ze zichzelf overbodig maken door hun taken te robotiseren.

Bron: Afbeelding van Elias Sch. via Pixabay

Maar het kan ook anders.

Het is mijn ervaring dat juist door het koppelen van Lean aan RPA de sterke punten de zwakke punten overvleugelen.

Even omdenken:

De kracht van RPA is exact het tegenovergestelde van de negatieve nasmaak bij Lean: robotisering van proces X is een super concreet project wat binnen 2 tot 6 maanden opgeleverd kan met zeer zichtbare resultaten. Zeer resultaatgericht, overzichtelijke veranderinspanning, weinig abstract.

De kracht van Lean is exact het tegenovergestelde van de zwakte van RPA: medewerkers worden hoog èn laag betrokken om kernoorzaken goed aan te pakken en de vrijgespeelde capaciteit wordt ingezet om meer waarde toevoegende activiteiten uit te voeren. Niet om korte termijn Fte’s te besparen. Niks geen onzekerheid over baanbehoud. Het verbeter vliegwiel wordt juist nog harder aangezet zodat meer gedaan kan worden met dezelfde hoeveelheid mensen. Wat spreekt je meer aan: hogere omzet of lagere kosten?

En ze leven nog lang en gelukkig

Zowel Lean en robotisering zijn al decennia oud. Blijkbaar hebben ze de hypes kunnen overleven. Net als partners in een goed huwelijk weten ze elkaars sterke en zwakke punten te waarderen. Om er samen sterker uit te komen. Ik zie Lean en RPA als twee verbeterconcepten die samen heel oud met elkaar kunnen worden en veel mensen blij gaan maken met leuker, waardevoller werk.

Deel dit bericht zodat we meer plezier, waardering en effectiviteit halen uit ons kantoorwerk.

Category: LEAN, RPA
Gerelateerde berichten:
Vorig bericht
Robotisering, hoe serieus is het nou ècht?
Volgend bericht
Zes vragen bij het Opstarten van Robotisering
Menu